Sistemi di Gestione

Coordinatore: 
Antonio Obino
Referente del Consiglio: 
Sergio Lai
eMail: 
comm.sistemi-gestione@ingegneri-ca.net

Nel corso degli ultimi anni la Commissione Sistemi di Gestione si è impegnata nell'organizzazione di diversi convegni e seminari: i più importanti sono stati quelli su “La nuova UNI EN ISO 9001:2008” (29 maggio 209, Cittadella universitaria di Cagliari-Monserrato, con oltre 150 partecipanti) e su “L'impatto dell'adozione della nuova UNI EN ISO 9004:2009 sulle organizzazioni e sui professionisti” (11 novembre 2011, sala convegni Residence Ulivi e Palme, con oltre 100 partecipanti).

Un altro impegno della Commissione è stato l'implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità per l'Ordine degli ingegneri della provincia di Cagliari, secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008. La prima fase (check-up) è stata completata, la seconda è in corso.

Fra il 2000 e il 2010, il numero di iscritti all'Ordine degli ingegneri della provincia di Cagliari è più che raddoppiato: da 3.096 a 6.335. Questa è una delle ragioni per le quali il Consiglio dell'Ordine ha avvertito la necessità di adottare un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) per tutte le attività svolte dall'Ordine, e in particolare dalla segreteria. Un Sistema che definisca, gestisca, controlli e dia evidenza dei processi e delle attività che assicurano la conformità dei servizi dell'Ordine alle aspettative e esigenze degli iscritti.

Un Sistema di Gestione per la Qualità è in grado di razionalizzare e ottimizzare le attività svolte dalla segreteria, con un conseguente miglioramento continuo del servizio offerto agli iscritti. Inoltre un Sistema di Gestione per la Qualità che soddisfi i requisiti specificati nella norma UNI EN ISO 9001:2008 può rappresentare per l'Ordine uno strumento fondamentale per la riduzione dei costi della non qualità ed una sua eventuale certificazione costituisce una verifica e un pubblico riconoscimento dell'impegno dell'Ordine per la Qualità.

Questa opportunità è stata manifestata dal Consiglio, dal presidente e dal segretario i quali hanno deciso di avviare - attraverso la Commissione Sistemi di Gestione - un check-up dell'attuale Sistema di Gestione delle attività dell'Ordine. Tale fase rappresenta il punto di partenza delle successive fasi di implementazione e miglioramento.

La fase di check-up, autorizzata dal Consiglio nella seduta del 7 giugno 2010, si è articolata nelle seguenti attività:

  • riunioni della Commissione Sistemi di Gestione;
  • colloqui con il presidente, il segretario, il personale della segreteria;
  • raccolta documenti;
  • compilazione della check-list;
  • relazione finale sullo stato dell'implementazione del Sistema di Gestione.

Fra gennaio e dicembre 2010, la Commissione ha dedicato sette riunioni alle modalità di svolgimento della fase di check-up e e all'analisi del lavoro svolto.

Uno degli obiettivi principali della fase di check-up era l'acquisizione delle informazione sullo stato dell'attuale Sistema di Gestione attraverso la raccolta di documenti, regolamenti interni, linee guida, politiche, procedure documentate che riguardassero le attività svolte dal Consiglio e dalla segreteria dell'Ordine. In particolare sono stati raccolti i seguenti documenti:

  • attività dell'Ordine;
  • competenze e suddivisione mansioni personale della segreteria;
  • pianta organica;
  • schema gestione corrispondenza/posta;
  • modulo elenco corrispondenza;
  • modulo elenco adempimenti;
  • gestione e-mail;
  • gestione del protocollo;
  • regolamento delle attività del Consiglio;
  • regolamento per il funzionamento delle Commissioni tecniche permanenti;
  • regolamento organico del personale dipendente;
  • regolamento forniture beni e servizi da eseguire in economia.

La raccolta documenti e i colloqui con il presidente, il segretario e il personale della segreteria sono stati effettuati fra ottobre e dicembre 2010, per un totale di quattro giornate. Il lavoro svolto in tali giornate era stato autorizzato dal Consiglio.

Negli incontri con il presidente e il segretario dell'Ordine si è parlato delle possibilità di miglioramento delle attività svolte dalla segreteria, della definizione della struttura organizzativa, del miglioramento delle modalità operative, dell'ottimizzazione delle attività.

Al termine della prima fase è stata compilata una check-list di autovalutazione del Sistema di Gestione.

Subito dopo si è passati alla fase di implementazione del Sistema di Gestione secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008. Questa fase - che prevede il coinvolgimento diretto del presidente, del segretario e di tutto il personale di segreteria - è basata sulla definizione di politiche, responsabilità, procedure, obiettivi che siano in grado di migliorare l'organizzazione e le attività svolte dall'Ordine e dalla segreteria.

Il programma di implementazione sarà completato con la predisposizione del Manuale della Qualità dell'Ordine degli Ingegneri della provincia di Cagliari, strutturato nel modo seguente:

  1. Scopo e campo di applicazione.
  2. Riferimenti normativi.
  3. Termini e definizioni.
  4. Sistema di gestione per la qualità.
  5. Responsabilità della direzione.
  6. Gestione delle risorse.
  7. Realizzazione del prodotto.
  8. Misurazione, analisi e miglioramento.
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